Счёт и акт для клиента-организации
Когда за работу платит организация, по заказу можно сделать счёт на оплату и акт выполненных работ в PDF. Реквизиты своего предприятия заполняются один раз, реквизиты покупателя подставляются по ИНН из ФНС и сохраняются у клиента.
Реквизиты своего предприятия
- Откройте шаг «Реквизиты» при регистрации или позже «Ещё → Предприятие». Шаг при регистрации можно пропустить. Пункт «Предприятие» есть только у владельца.
- Введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН». Из открытого поиска ФНС по ЕГРЮЛ и ЕГРИП (egrul.nalog.ru) придут наименование, КПП, ОГРН, ФИО руководителя и его должность. У ИП наименование будет вида «ИП Иванов Иван Иванович», КПП останется пустым, должность «Индивидуальный предприниматель».
- Юридический адрес и банк впишите сами: БИК, расчётный счёт, название банка и корр. счёт. Систему налогообложения и ставку НДС выберите из списка. Адреса в открытом поиске ФНС нет.
- В «Предприятии» нажмите «Сохранить». При регистрации реквизиты сохранятся вместе с предприятием.
Кабинет проверяет контрольные цифры ИНН и ОГРН и сверяет расчётный и корреспондентский счёт с БИК. Если цифры не сходятся, реквизиты не сохранятся, а кабинет напишет, какое поле исправить.
НДС
- Ставку выбирают в реквизитах, в поле «НДС в счетах и актах»: «Без НДС», «НДС 0%», «НДС 5%», «НДС 7%», «НДС 10%» или «НДС 22%».
- НДС считается внутри суммы заказа: цены услуг уже включают налог. При ставке 22% и сумме заказа 12 200 ₽ в документе будет «В том числе НДС 22%: 2 200,00».
- При «Без НДС» в документе стоит строка «Без налога (НДС)».
- На УСН, патенте и НПД ставку 10% или 22% сохранить нельзя.
Как сделать счёт и акт
- Откройте заказ и нажмите «Счёт и акт для организации». Кнопка есть у владельца и администратора, у мастера её нет.
- Введите ИНН покупателя и нажмите «Заполнить»: наименование и КПП придут из ФНС. Адрес впишите сами.
- Нажмите кнопку счёта или акта. Перед этим кабинет сохранит заказ, поэтому в документ попадут текущие услуги и суммы.
- Отправьте PDF клиенту или распечатайте. В Telegram на телефоне файл придёт в чат с ботом.
Если по данным ФНС организация прекратила деятельность, кабинет предупредит об этом.
Что в документе
- В счёте сверху банковские реквизиты получателя: банк, БИК, корр. счёт, ИНН, КПП, получатель и расчётный счёт.
- Стороны: в счёте поставщик и покупатель, в акте исполнитель и заказчик. В строке вашего предприятия есть и его телефон.
- Если в реквизитах нет наименования, в документе будет название предприятия. Если нет юридического адреса, будут город и адрес предприятия.
- Основание: номер и дата заказ-наряда. Машина и госномер, если они есть в заказе.
- Услуги заказа с количеством, ценой и суммой. Скидка и списанные бонусы идут одной строкой «Скидка».
- Итог, НДС и сумма прописью: рубли словами, копейки цифрами. Например, «Двенадцать тысяч двести рублей 00 копеек».
- У подписи должность и ФИО руководителя из реквизитов. В акте есть строка о том, что услуги выполнены полностью и в срок, и места для подписей обеих сторон.
Номер и дата
- Счета и акты нумеруются отдельно, по порядку в предприятии, начиная с 1.
- На заказ один счёт и один акт. Если выгрузить документ снова, номер и дата останутся прежними, а суммы и реквизиты покупателя будут текущими.
- Дата счёта: день, когда его сделали впервые. Дата акта: день выдачи машины, если заказ уже в статусе «Выдана», иначе день первой выгрузки.
Где сохраняются реквизиты
- Реквизиты предприятия хранятся в «Ещё → Предприятие». Они же попадают в заказ-наряд и отчёты смены. Менять их может только владелец.
- Реквизиты покупателя сохраняются у клиента заказа. В сохранённом заказе того же клиента блок откроется уже заполненным. В разделе «Клиенты и машины» их не видно.
- Если клиент в заказе не указан, реквизиты покупателя попадут только в документ.
Чего кабинет не делает
- Без ИНН предприятия кабинет не сделает ни счёт, ни акт. Для счёта нужны ещё БИК и расчётный счёт: организация платит по счёту переводом на расчётный счёт в банке.
- Счёт-фактуру и УПД кабинет не делает, через ЭДО документы не отправляет.
- В PDF нет печати и факсимиле подписи, только строки для подписей.
- Второй счёт или акт по тому же заказу, например на часть суммы, не сделать. Номер и дату вручную не поменять.
- Списка выставленных счетов и актов нет: документ открывается из своего заказа.
- Оплату по счёту кабинет сам не видит. Когда деньги придут, внесите сумму в оплату заказа, в поле «Перевод».
- Запросов в ФНС не больше 20 в час на одного пользователя. Если ФНС просит пройти проверку на своём сайте или не отвечает, реквизиты вписывают вручную.
- Название услуги длиннее 64 знаков в таблице обрежется.