Кассовая смена: внесения, изъятия, X- и Z-отчёты
В кассовой смене M Accounting видно, сколько денег пришло по заказам каждым способом оплаты и сколько наличных должно быть в кассе. При закрытии вы пересчитываете наличные, и кабинет показывает недостачу или излишек.
Открытие смены
- Откройте раздел «Касса»: на телефоне он в «Ещё», на компьютере в боковом меню. Раздел есть у владельца и администратора, мастер его не видит.
- В поле «Наличные на начало смены, ₽» впишите, сколько наличных в кассе сейчас. Пустое поле считается нулём.
- Нажмите «Открыть смену». Кабинет запишет номер смены, время открытия и имя того, кто её открыл.
В смену попадают оплаты заказов, записанные в M Accounting от открытия до закрытия: наличные, карта, перевод и СБП по QR. Если в заказе уменьшить оплату или удалить оплаченный заказ, разница попадёт в смену как возврат.
Открытая смена и X-отчёт
- В строках «Наличные», «Карта», «Перевод» и «СБП по QR» видно, сколько пришло каждым способом за вычетом возвратов. Если были возвраты, их сумма написана под названием способа.
- В строке «Всего за смену» общая сумма и число заказов с оплатой.
- «Должно быть наличных» считается так: остаток на начало, плюс наличные за смену, минус возвраты наличными, плюс внесения, минус изъятия.
- Кнопка «X-отчёт PDF» выгружает эти цифры на текущий момент. Смена остаётся открытой.
Внесение и изъятие
- Нажмите «Внесение» или «Изъятие». Внесение добавляет наличные в кассу, например для размена. Изъятие отмечает, что наличные забрали: сдали в банк, купили химию, выдали зарплату.
- Заполните поля «Сумма, ₽» и «Комментарий». В комментарии до 200 знаков.
- Нажмите «Записать». Строка «Должно быть наличных» пересчитается.
Расходы из раздела «Расходы» и выплаты из раздела «Зарплата» в отчёт смены не входят. Если платите за покупки или зарплату наличными из кассы, запишите изъятие, иначе при закрытии кабинет покажет недостачу на эту сумму.
Закрытие смены и Z-отчёт
- Нажмите «Закрыть смену». Кабинет покажет, сколько наличных должно быть в кассе.
- Пересчитайте наличные и впишите сумму в поле «Наличные в кассе, ₽». Без суммы смена не закроется.
- Нажмите «Закрыть смену» ещё раз. Кабинет сравнит сумму с ожидаемой и покажет «Излишек», «Недостача» или «Расхождений нет». В этом же окне есть кнопка «Z-отчёт PDF».
Цифры Z-отчёта сохраняются в момент закрытия. Если потом изменить оплату в заказе, закрытая смена не изменится.
Что в PDF
- Наименование, ИНН и адрес из реквизитов. Их владелец заполняет в разделе «Предприятие» в «Ещё». Если реквизиты пустые, в отчёте будут название и адрес предприятия.
- Номер смены, кто и когда её открыл. В X-отчёте время, на которое он собран, в Z-отчёте кто и когда закрыл смену.
- Таблица по способам оплаты: приход, возврат и итого. Под ней число заказов с оплатой.
- Расчёт наличных в кассе. В Z-отчёте ещё пересчитанная сумма и недостача или излишек.
- Внесения и изъятия со временем, комментарием и именем сотрудника.
- Строка для подписи кассира.
История смен
Внизу раздела «Касса» есть список «Закрытые смены»: номер, время открытия и закрытия, сумма прихода, недостача или излишек, если они были. В списке последние 30 смен. Нажмите на смену, чтобы снова скачать её Z-отчёт. В Telegram на телефоне PDF приходит в чат с ботом.
Отличие от фискальных отчётов
- Отчёты смены в M Accounting не фискальные и не заменяют X- и Z-отчёты онлайн-кассы. Фискальные отчёты и чеки по 54-ФЗ печатает касса.
- Отчёт M Accounting собирается из оплат заказов в кабинете, в том числе картой, переводом и по QR. Пробит ли по оплате чек, на него не влияет.
- В Z-отчёте M Accounting есть пересчёт наличных с недостачей или излишком, внесения и изъятия с комментариями.
- Смена на онлайн-кассе отдельная. Открывать и закрывать её вместе со сменой в кабинете можно, если подключить кассу.
Как подключить онлайн-кассу
- Откройте кабинет в браузере на компьютере, к которому подключена касса. На этом компьютере должна работать программа ККМ-Сервер или веб-сервер драйвера АТОЛ ДТО 10. ККМ-Сервер работает с кассами АТОЛ, Штрих-М, Вики Принт и другими. Программа платная: без лицензии она печатает на чеке напоминание. Веб-сервер драйвера АТОЛ работает только с кассами АТОЛ.
- В разделе «Касса», в блоке «Онлайн-касса на этом компьютере», нажмите «Подключить кассу».
- Выберите «ККМ-Сервер» или «АТОЛ Web Requests», проверьте адрес программы, логин и пароль и нажмите «Проверить связь и сохранить». Браузер спросит доступ к устройствам в локальной сети: разрешите.
Настройки кассы хранятся только в этом браузере.
Команды кассе из кабинета
- При открытии смены, внесении, изъятии и закрытии появятся галочки «Открыть смену и на онлайн-кассе», «Провести и на онлайн-кассе» и «Закрыть смену и на онлайн-кассе (Z-отчёт)». Они включены по умолчанию.
- Кнопка «X-отчёт на кассе» печатает X-отчёт на самой онлайн-кассе.
- Кнопка «Проверить связь» показывает состояние смены на кассе, в том числе если она открыта больше 24 часов.
- Сначала запись сохраняется в M Accounting, потом команда уходит на кассу. Если касса не ответила, запись в кабинете остаётся, а на экране будет текст ошибки.
- Чек по заказу пробивается отдельно, кнопкой «Чек на кассе» в заказе.
Ограничения
- Открытая смена у предприятия одна и общая для всех сотрудников. Оплаты не делятся по кассирам.
- Оплаты, записанные, когда смена не открыта, не попадут ни в одну смену.
- Внесение или изъятие нельзя исправить или удалить, закрытую смену нельзя открыть заново.
- Касса работает с кабинетом только в браузере на компьютере, к которому она подключена.