Быстрая запись заказа и расхода в Telegram
Заказ или расход можно записать в чате с ботом M Accounting в Telegram, не открывая кабинет: нажатиями в карточке «Новая запись» или одним сообщением. Записи из бота видны в кабинете, как и внесённые там.
Карточка «Новая запись»
- Нажмите кнопку «Новая запись» под полем ввода или отправьте команду /new. Бот пришлёт карточку: полей для текста в ней нет, всё выбирается нажатиями, по одному шагу на экране. Сверху виден номер шага, например «2 из 5», кнопка «‹ Назад» возвращает на шаг назад.
- На экране «Что записать» выберите «Заказ» или «Расход». Этот экран видят владелец и администратор, у мастера карточка сразу начинается с заказа.
- На шаге «Машина» выберите машину или «Без машины». В списке до трёх последних машин из заказов, мастер видит только машины из своих заказов.
- На шаге «Услуги» отметьте услуги из прайса, внизу видна их сумма. Первыми стоят те, что чаще были в заказах за последние 90 дней. Если услуг больше семи, они идут по шесть на экране, следующие открывает строка «Ещё услуги».
- Если сумма другая, нажмите «Своя сумма» и наберите её на клавиатуре. Она станет итогом заказа и разделится между отмеченными услугами пропорционально ценам прайса. Если услуги не отмечены, в заказе будет строка «Работы» на эту сумму.
- На шаге «Мастер» выберите сотрудника или «Без мастера». В списке до шести сотрудников, первыми идут мастера. Этот шаг видят владелец и администратор в режиме «Компания».
- На шаге «Оплата» выберите «Пока не оплачен», «Наличные», «Карта» или «Перевод». С наличными, картой или переводом заказ записывается выданным и оплаченным на всю сумму, с вариантом «Пока не оплачен» он встаёт в работу.
- На шаге «Проверка» видно всё выбранное и итог. Чтобы поменять пункт, нажмите на его строку: после правки карточка вернётся к проверке. Затем нажмите «Записать заказ».
После записи карточка показывает номер заказа, машину, услуги, итог и статус. Одна карточка даёт одну запись, повторное нажатие дубля не создаёт. Следующую карточку присылает кнопка «Ещё запись».
Расход в карточке
Расход записывается за четыре шага: «Категория», «Сумма», «Оплата» и «Проверка». В конце нажмите «Записать расход». Категории те же, что статьи в разделе «Расходы».
Машина с госномером
- Если машины нет среди последних, отправьте боту марку и госномер одним сообщением, например «Камри А123ВС77». Бот пришлёт карточку с этой машиной в заголовке. Шага «Машина» в ней нет, карточка начинается с услуг.
- Госномер можно набрать и латиницей: бот заменит буквы на русские.
- Так бот читает сообщение до 80 знаков, в котором есть госномер, но нет суммы и названий услуг. Сообщение с суммой или услугой он разбирает как запись текстом.
- Если у машины с этим госномером в кабинете уже есть клиент, заказ привяжется к нему.
Запись текстом
- Напишите заказ одним сообщением: машина, госномер, услуги, сумма и оплата. Например, «Камри А123ВС77 полировка 18000 карта». Расход начните со слова «расход»: «расход химия 12400 нал».
- Проверьте ответ бота: он показывает, как понял сообщение. До нажатия кнопки ничего не записано.
- Нажмите «Записать», чтобы сохранить запись, или «Отмена».
Примеры есть в памятке, которую бот один раз присылает и закрепляет в чате.
Как бот читает текст
- Услугу бот находит по первым пяти буквам первого слова её названия в прайсе: «полир» или «полировка» найдёт «Полировка кузова». Если первое слово короче четырёх букв, текстом услугу не найти.
- Сумму пишите одну на весь заказ: 18000, 18 000 или 18к. Если она не совпадает с прайсом, бот разделит её между услугами. Без суммы цены берутся из прайса, без услуг в заказе будет строка «Работы».
- Оплату пишите словами «нал», «карта» или «перевод». Без оплаты заказ встанет в работу, а расход запишется как оплаченный картой.
- В режиме «Компания» владелец и администратор могут дописать в конце имя мастера, как он записан в «Сотрудниках».
- Категорию расхода бот подбирает по словам: химия попадёт в категорию «Материалы», аренда в категорию «Аренда». Если слова не подошли, расход попадёт в «Прочее». Остальной текст расхода сохраняется комментарием.
Кто вносит расходы
Расходы записывают владелец и администратор, в карточке и текстом. У мастера в карточке нет выбора «Расход», а на расход текстом бот ответит ему: «Расходы вносит владелец или администратор». Заказы мастер записывает только на себя.
Где появляется запись
- Заказ появляется в разделе «Заказы». Неоплаченный виден в фильтре «Открытые» и на экране «Сегодня» в списке «В работе».
- Оплаченный заказ стоит в фильтре «Выданные». У владельца и администратора его сумма входит в показатель «Выручка сегодня» и в строку своего способа оплаты: «Наличные», «Карта» или «Перевод».
- Расход появляется в разделе «Расходы» с сегодняшней датой. Он входит в «Расходы дня» и вычитается из прибыли.
Ограничения
- Карточка и запись текстом работают только в Telegram, в личном чате с ботом. В приложении ВКонтакте их нет.
- Имя и телефон клиента, акт осмотра, фото, скидку и оплату бонусами бот не записывает. Их добавляют в кабинете, открыв заказ. Кабинет открывается кнопкой «Кабинет» внизу чата.
- Заказ из бота получает только статус «В работе» или «Выдана» с оплатой всей суммы одним способом.
- Расход бот записывает сегодняшним днём. Дату и комментарий можно поменять в разделе «Расходы», нажав на запись.
- На карточку попадают до 28 самых частых услуг, при длинных названиях меньше. Остальные услуги записывают текстом или в кабинете.
- Записать клиента на время через бот нельзя, для этого есть раздел «Запись» в кабинете.
- Чек на онлайн-кассе бот не печатает. Если касса подключена к кабинету на компьютере, откройте там заказ и нажмите «Чек на кассе».